Утверждены новые правила хранения архивных документов

Росархив утвердил новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила).

Предусмотрено, что для государственных органов и органов местного самоуправления создание архивов – это обязанность, для других организаций – право.

Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации создается как структурное подразделение (в т. ч. в его составе). Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.

Порядок деятельности архива определяется локальными нормативными актами. Напомним, что Примерное положение об архиве организации утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 42. Этот документ организации могут взять за основу при разработке своего Положения об архиве, которое утверждается руководителем организации.

Требования к комплектованию дел и хранению документов на бумажных носителях существенно не изменились, при этом сроки хранения документов также не изменились.

По сравнению с ранее действовавшими Правилами, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, в новых Правилах подробнее рассмотрены:

·                     порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов;

·                     правила хранения, комплектования и учета электронных документов;

·                     порядок хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов;

·                     порядок передачи документов на хранение в архив;

·                     требования к помещениям, в которых должен размещаться архив.

Теперь работодатель может передать архивные документы на хранение организации, для которой такая деятельность является уставной (например, в государственный (муниципальный) или частный архив). Для этого необходимо заключить договор возмездного оказания услуг с такой организацией. В ранее действовавших Правилах это не было предусмотрено.

Кроме того, Росархив утвердил новые формы документов:

·                     номенклатуру дел организации;

·                     номенклатуру дел структурного подразделения организации;

·                     акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;

·                     опись электронных документов;

·                     опись дел по личному составу;

·                     книгу учета поступления и выбытия дел, документов;

·                     акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;

·                     и т. д.

Указанные формы документов – рекомендуемые. Поэтому организации могут использовать их или разработать собственные формы, которые они будут использовать при хранении документов.

Новые Правила заменили Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Новые Правила применяются с 17 сентября 2023 года.