НОВЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ: ЧТО ИЗМЕНИТСЯ В 2026 ГОДУ?

Методический Совет Архивной службы КБР информирует

На сайте Федерального архивного агентства (Росархива) 20 апреля 2026 года размещен Проект приказа Федерального архивного агентства «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»[1].

Проект новых Правил, разработанный Росархивом, направлен на модернизацию архивного дела с учетом цифровизации. Общественное обсуждение проекта будет проходить до конца мая 2026 года.

Основные нововведения:

1. Полномасштабная цифровизация процессов. Впервые на уровне подзаконного акта детально прописаны правила работы государственных и муниципальных архивов с электронными документами. Включаются требования к созданию систем хранения электронных документов (СХЭД), использованию облачных платформ, миграции данных на новые носители. Проверку целостности электронных документов предлагается проводить автоматически ежегодно, а не вручную раз в 5 лет, как раньше.

2.   Изменения подхода к розыску утерянных документов. По старым правилам пропавшее дело искали максимум два года, а по новым (п.72 проекта) розыск продлится не менее двух полных циклов проверок. Учитывая, что для обычных фондов цикл может составлять 25 лет, общий срок розыска может достигать 50 лет. Это существенно продлевает период, в течение которого документ считается «живым».

3.   Разрешение архивам комплектовать фонды музейными предметами в соответствии с установленными критериями и процедурами. Проект снимает ранее существовавшие барьеры в этой сфере.

4.  Новые требования к хранению единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни. Согласно проекту, регистрация таких предметов должна проводиться по аналогии с ювелирными изделиями, что подразумевает соблюдение норм, установленных законодательством РФ в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов и камней.

5.  Уточнение порядка электронного обмена с Социальным фондом России, направленное на решение ряда задач, связанных с повышением эффективности взаимодействия между государственными органами, организациями и гражданами.

6.  В новые Правила включены специальные разделы, регламентирующие Порядок рассекречивания, учета и хранения архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну и документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Положения, утратившие силу

При утверждении новых Правил прекратят действовать:

приказ Росархива от 2 марта 2020 года №24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

приказ Росархива от 26 сентября 2022 года №117 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 2 марта 2020 года №24».

Другие изменения

Проект также вносит коррективы в ряд процедур, связанных с учетом и использованием архивных документов. Например, уточняются требования к оборудованию для хранения, порядку проведения проверок наличия документов и оформлению их результатов.

Комплекс предлагаемых изменений направлен на всестороннюю модернизацию архивного дела с учетом современных технологических трендов. Он позволит повысить эффективность работы с архивными документами, гарантировать их долгосрочную сохранность и обеспечить надлежащий уровень защиты информации, требующей особого режима доступа.

[1] https://archives.gov.ru/sites/default/files/prikaz-_20.04.2026.pdf